Таблица доходов и расходов: шаблон в Excel и как вести учёт

Таблица доходов и расходов показывает, куда на самом деле уходят деньги: в одном столбце план на месяц, в другом факт. Через месяц такого учёта ощущение «зарплата куда-то испарилась» сменяется конкретными цифрами по каждой статье. Ниже готовый шаблон в Excel, который можно скачать, и разбор, как его заполнять, какие статьи завести и что делать с перерасходом.

Таблица доходов и расходов: шаблон в Excel

Скачайте готовый шаблон с формулами или перенесите таблицу в блокнот: в столбец «План» впишите суммы на месяц вперёд, в «Факт» то, что получилось. Статьи возьмите из своих трат за прошлый месяц.

В примере отложить удалось вдвое меньше задуманного. Подработка принесла на 4 000 ₽ меньше, а кафе обошлись на 3 300 ₽ дороже плана. Без записей осталось бы только смутное чувство, что денег опять не хватило. С записями видно, какие две строчки съели половину накоплений.

Как заполнить таблицу доходов и расходов

1. Возьмите выписку за прошлый месяц

   В банковском приложении есть список операций. Он нужен, чтобы план опирался на реальные траты, а не на догадки.

2. Разнесите траты по статьям

   Сложите покупки в продуктовых, поездки, коммуналку и так далее. Мелкие и редкие траты отправьте в «Прочее».

3. Впишите план на текущий месяц

   За основу возьмите прошлый месяц и поправьте то, что точно изменится: отпуск, день рождения, оплата страховки.

4. Раз в неделю добавляйте факт

   Удобно в одно и то же время, например в воскресенье вечером. Десять минут в неделю проще, чем разбирать месяц целиком.

5. В конце месяца сравните столбцы

   Найдите строки, где факт обогнал план, и решите, что с ними делать: урезать, поднять лимит или переложить деньги из другой статьи.

Шаблон сам считает итоги, разницу и долю дохода, которую удалось отложить. Строка, где потратили больше запланированного, подсвечивается красным. На листе «Год» собираются итоги по месяцам, и через полгода видно, как меняются привычки.

Какие статьи расходов завести

Статей должно быть столько, чтобы в каждой сумма была заметной, но не больше 10–12. Иначе учёт превращается в бухгалтерию, и его бросают через пару недель. Для старта хватит таких:

Все траты делятся на три группы. Обязательные вроде жилья, коммуналки и платежей по кредитам почти не меняются от месяца к месяцу. Переменные вроде кафе, одежды и такси зависят от решений, и именно в них прячется главный резерв для экономии. Скрытые труднее всего поймать: забытые подписки, банковские комиссии, импульсивные покупки у кассы. Их выдаёт как раз таблица, когда «Прочее» вдруг оказывается третьей по величине строкой.

Доходы: что записывать, кроме зарплаты

В графу доходов попадают все поступления за месяц, а не только оклад. Подработка, премия, кешбэк, проценты по вкладу и накопительному счёту, возврат налога, деньги от продажи вещей на маркетплейсе. Если доход нерегулярный, планируйте по минимальному месяцу за последние полгода, а всё сверху считайте приятной добавкой. Подробнее об этом в статье бюджет при нестабильном доходе.

Полезно различать два вида поступлений. Активный доход вы получаете за своё время: зарплата, фриланс, смены. Перестали работать, и деньги перестали приходить. Пассивный доход поступает без вашего участия: проценты, дивиденды, сдача квартиры. Чем больше его доля, тем устойчивее бюджет к потере работы.

Таблица расходов: как найти, куда уходят деньги

Самая полезная часть учёта начинается в конце месяца. Отсортируйте расходы по факту и посмотрите на три самые крупные статьи. Обычно это жильё, продукты и одна переменная категория, о которой вы не подозревали. В нашем примере это кафе: 11 300 ₽ при плане 8 000 ₽.

Дальше смотрите на разницу план минус факт. Перерасход в одной статье не катастрофа, если его перекрыла экономия в другой. Плохо, когда красных строк больше половины: значит, план нереалистичен, и его стоит пересобрать по реальным цифрам прошлого месяца, а не по желаемым.

Таблица семейного бюджета: если ведёте вдвоём

Для пары подойдёт тот же шаблон, только в доходах будет две строки зарплаты, по одной на каждого. Траты удобно делить на общие (жильё, продукты, ребёнок) и личные, и личные заводить отдельной статьёй на каждого с заранее оговорённым лимитом. Тогда никому не приходится отчитываться за каждую чашку кофе, а общий план остаётся прозрачным.

Таблицу лучше хранить в общем облаке, чтобы факт вносили оба. Как договориться о правилах и что выбрать, общий или раздельный бюджет, разобрано в статьях семейный бюджет: с чего начать и раздельный или совместный бюджет.

Учёт доходов и расходов: Excel или приложение

Таблица в Excel хороша гибкостью: любые статьи, свои формулы, всё видно на одном листе. Минус один, но серьёзный: каждую покупку надо помнить и вносить руками. Многие бросают учёт как раз на второй-третьей неделе, когда накопилась пачка чеков.

Приложение снимает эту рутину: траты записываются за пару секунд с телефона, раскладываются по категориям, а итоги и графики строятся сами. Разумный путь такой: месяц-другой вести табличку, чтобы понять свои статьи и привычки, а потом перенести учёт туда, где он требует меньше усилий. Сравнение вариантов есть в статье приложения для учёта финансов.

Главная формула личных финансов

Всё, что показывает таблица, сводится к одной строке внизу. Если доходы меньше расходов, вы живёте в долг. Если равны, живёте в ноль, и любая поломка или болезнь ломает бюджет. Только когда остаётся положительная разница, появляются деньги на подушку безопасности, цели и инвестиции. Задача учёта в том, чтобы эта разница была каждый месяц и понемногу росла.