Как рассчитываются отпускные

Отпускные рассчитываются по одной формуле для всех: средний дневной заработок умножают на число календарных дней отпуска. Средний дневной заработок бухгалтерия берёт из зарплаты за 12 месяцев перед отпуском, деля её на 12 и на 29,3. Так велят статья 139 Трудового кодекса и Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённое постановлением Правительства № 540 от 24.04.2025. Ниже: сколько дней отпуска положено в году, какие месяцы и премии попадают в расчёт, что меняет больничный, когда должны прийти деньги, сколько с них удержат налога и что происходит с неотгулянными днями.

Сколько дней отпуска положено в году

Каждому работнику по трудовому договору полагается ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места и среднего заработка (статья 114 ТК). Базовая продолжительность составляет 28 календарных дней, работающим инвалидам дают не меньше 30 (статья 115). Сверх этого бывают дополнительные отпуска: за вредные или опасные условия, за ненормированный день, за работу на Крайнем Севере и в приравненных местностях. Работодатель может добавить дни и по своей воле, записав их в коллективный договор или локальный акт (статья 116). Все отпуска за год складываются в один общий счёт (статья 120).

Отпуск считается в календарных днях, поэтому суббота и воскресенье внутри него тоже расходуют дни. Исключение одно: нерабочие праздники. Если на отпуск выпадает, скажем, 4 ноября, отпуск удлиняется на день, а за сам праздник отпускные не начисляют (статья 120). Планировать отпуск вокруг праздников удобно по производственному календарю.

Право на первый отпуск у нового работодателя появляется через шесть месяцев непрерывной работы. Раньше можно договориться, а некоторым людям отказать в отпуске до полугода нельзя: беременным перед декретом или сразу после него, сотрудникам младше 18 лет, тем, кто усыновил малыша до трёх месяцев (статья 122). Рабочий год для отпуска отсчитывается не с января, а с даты приёма на работу.

Отпуск по уходу за ребёнком и прогулы в стаж для отпуска не идут, а дни за свой счёт засчитываются только в пределах 14 за рабочий год (статья 121). Взяли за свой счёт месяц, и рабочий год сдвинется примерно на две недели.

Как рассчитываются отпускные: формула

Расчёт идёт в два шага. Сначала бухгалтерия находит средний дневной заработок, затем умножает его на число дней отпуска. Когда все 12 месяцев отработаны полностью, формула совсем простая:

Число 29,3 закон называет среднемесячным числом календарных дней (статья 139 ТК, пункт 10 Положения № 540). Оно близко к тому, что остаётся от года без 14 нерабочих праздников: 351 день на 12 месяцев даёт около 29,25.

Расчётный период равен 12 календарным месяцам перед месяцем, в котором начинается отпуск. Месяц здесь календарный, с 1-го по последнее число, а не «месяц от даты». Для отпуска с 10 августа 2026 года расчётным будет период с 1 августа 2025 по 31 июля 2026 года. Коллективный договор может назначить и другой период, но только если работнику так не хуже (статья 139).

Какие выплаты и месяцы входят в расчёт

В заработок за расчётный период берут всё, что предусмотрено системой оплаты труда: оклад за отработанное время, сдельную оплату, проценты с продаж, надбавки за стаж и классность, районные коэффициенты и северные надбавки, доплаты за ночные часы, сверхурочные и работу в праздники, премии (пункт 2 Положения № 540). Не попадают в расчёт выплаты социального характера: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, отдыха (пункт 3).

С премиями своя логика (пункт 15). Ежемесячная премия учитывается не больше одной за каждый показатель в каждом месяце. Квартальная берётся целиком, если начислена в расчётном периоде. Премия по итогам года за предыдущий календарный год идёт в расчёт, когда бы её ни начислили, хоть в марте, хоть в июне. Отсюда практический вывод: отпуск, взятый после начисления годовой премии, обычно оплачивается щедрее.

Из расчёта убирают и дни, и деньги за них, если в это время человек фактически не работал по уважительной причине (пункт 5 Положения).

Когда месяц выпал из расчёта частично, вместо 29,3 он даёт меньше дней: 29,3 делят на число дней месяца и умножают на календарные дни, которые человек отработал. Формула становится такой: заработок за период делят на сумму из 29,3 × число полных месяцев и дней неполных месяцев (пункт 10 Положения).

Если за время расчётного периода в компании подняли оклады, выплаты до повышения пересчитывают на коэффициент: новый оклад делят на прежний (пункт 16). Нижняя граница тоже есть: у того, кто отработал норму времени полностью, средний месячный заработок не может оказаться меньше МРОТ (пункт 18), а это 27 093 ₽ в месяц в 2026 году.

Пример расчёта отпускных

Зарплата 80 000 ₽ в месяц до вычета налога, все 12 месяцев отработаны, премий нет, отпуск 14 дней. За расчётный период набегает 960 000 ₽. Средний дневной заработок: 960 000 / 12 / 29,3 = 2 730,38 ₽. Отпускные: 2 730,38 × 14 = 38 225,32 ₽. НДФЛ 13% округляют до рубля, получается 4 969 ₽, на карту придёт 33 256,32 ₽.

Теперь усложним. В одном из месяцев (30 дней) человек 10 дней болел и за этот месяц получил 55 000 ₽ зарплаты, а пособие за дни болезни в расчёт не идёт. Неполный месяц даёт 29,3 / 30 × 20 = 19,53 дня, всего в расчёте 322,3 + 19,53 = 341,83 дня. Заработок за период равен 880 000 + 55 000 = 935 000 ₽.

Болезнь почти не сдвинула сумму: из расчёта ушли и деньги, и дни, так что средний заработок остался прежним. Расчёт примерный, точную сумму даёт расчётный листок. Свои цифры по месяцам можно подставить в калькулятор отпускных.

Когда выплачивают отпускные

Отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала, это часть 9 статьи 136 ТК. Для отпуска с понедельника 10 августа последний законный день выплаты приходится на пятницу 7 августа. Раньше прийти могут, позже нет. Отложить отпускные до ближайшей зарплаты, если она приходится на дни отпуска, работодатель не вправе: отдельный срок нужен как раз для того, чтобы человек уехал с деньгами.

Если отпускные опоздали, у работника два инструмента. Первый: письменно попросить перенести отпуск на другие даты, и работодатель обязан согласиться (часть 2 статьи 124 ТК). То же право появляется, если о начале отпуска по графику предупредили позже чем за две недели. Второй: потребовать компенсацию за каждый день просрочки, не меньше 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы (статья 236). При ставке 14% задержка 38 000 ₽ на пять дней стоит работодателю примерно 177 ₽. Расчёт примерный и зависит от ставки на дни просрочки, её значение есть в справочнике ключевой ставки.

НДФЛ с отпускных

Отпускные облагаются налогом так же, как зарплата. Работодатель удерживает НДФЛ в день выплаты, и на карту приходит сумма уже за вычетом налога (статья 226 НК). Ставка зависит от годового дохода нарастающим итогом: 13% до 2,4 млн ₽ с начала года, 15% с превышения и дальше по шкале статьи 224 НК. Подробно о шкале в статье «НДФЛ: ставки и сроки», сумму на руки покажет калькулятор НДФЛ.

Заявление на отпуск и график отпусков

Очерёдность отпусков задаёт график, который работодатель утверждает не позднее чем за две недели до нового календарного года. График обязателен для обеих сторон, а о начале отпуска работника извещают под подпись тоже не меньше чем за две недели (статья 123 ТК). Поэтому отпуск строго по графику по закону заявления не требует, хотя во многих компаниях его просят для порядка.

Заявление нужно, когда отпуск идёт вне графика, когда его переносят, делят иначе или берут с последующим увольнением. Единой формы нет, достаточно указать, на чьё имя пишете, от кого, вид отпуска, первый день и число календарных дней, поставить дату и подпись. Подавайте с запасом: работодателю нужно успеть издать приказ и перечислить деньги за три дня до начала.

Перенос, продление и деление отпуска на части

Отпуск продлевают или переносят, если во время него человек заболел или исполнял государственные обязанности (статья 124 ТК). Собственный больничный отпуск не «съедает»: о болезни сообщают работодателю, а дни потом догуливают. Пособие по болезни платится отдельно, его можно прикинуть в калькуляторе больничного.

Перенести отпуск на следующий год можно только в исключительном случае и с согласия работника, при этом использовать его нужно не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он положен. Не давать отпуск два года подряд запрещено, как и оставлять без отпуска сотрудников младше 18 лет и тех, кто работает во вредных условиях (статья 124).

По соглашению сторон отпуск можно делить на части сколько угодно раз, но одна из частей должна быть не короче 14 календарных дней (статья 125). Привычная схема «14 летом, 7 весной и 7 осенью» укладывается в правило. Отпускные за каждую часть считают отдельно, по 12 месяцам перед её началом, поэтому повышение зарплаты в середине года сразу отразится на следующей части.

Заменить отпуск деньгами, оставаясь на работе, можно только в части сверх 28 дней: например, дополнительные дни за ненормированный рабочий день. Для этого пишут заявление (статья 126). Беременным и несовершеннолетним такую замену делать нельзя, работникам вредных производств нельзя менять дни, которые им дают за вредность.

Компенсация за неиспользованный отпуск

При увольнении работник получает деньги за все неотгулянные дни, за сколько бы лет они ни накопились (статья 127 ТК). Средний дневной заработок считают так же, как для отпускных, по 12 месяцам перед месяцем увольнения (пункт 10 Положения № 540). Число дней находят пропорционально отработанному: при 28 днях в год каждый полный месяц рабочего года даёт 28 / 12 = 2,33 дня.

Месяцы округляют по Правилам об очередных и дополнительных отпусках 1930 года, которые применяются в части, не противоречащей ТК: остаток меньше половины месяца отбрасывают, от половины и больше считают за полный месяц (пункт 35 Правил). Тот, кто проработал у работодателя не меньше 11 месяцев, засчитываемых в стаж для отпуска, получает полную компенсацию, как за целый год (пункт 28).

Пример: человек отработал в текущем рабочем году 7 месяцев и 10 дней, отпуск в этом году не брал. Десять дней меньше половины месяца, в расчёт идут 7 месяцев, то есть 16,33 дня. При среднем дневном 2 730,38 ₽ компенсация составит около 44 587 ₽ до налога. Расчёт примерный: бухгалтерия может округлить дни в пользу работника.

Вместо денег можно взять неиспользованный отпуск с последующим увольнением, тогда днём увольнения считается последний день отпуска. Так нельзя только при увольнении за виновные действия. Уходящий по собственному желанию может отозвать заявление до начала такого отпуска, если на его место ещё не пригласили человека переводом (статья 127). Что ещё положено при уходе с работы, разобрано в статье «Увольнение: какие выплаты положены», а как заранее накопить на поездку, чтобы отпускные остались подушкой, рассказано в материале о бюджете на отпуск.